2018 태화강 정원박람회 행사대행 공모

과업지시서

2018. 1.

사단법인 한국정원디자인학회

Ⅰ		과업 개요

1. 과업의 목적

○ 울산의 젖줄인 태화강에 정원을 조성하여 정원문화 확산과 대중화・생활화를 기하고자 「2018 태화강 정원박람회」를 개최하고자 합니다.

○ 미래발전적인 정원과 관련된 문화와 산업을 확산시키고, 울산시민들이 실생활주변에서 체감할 수 있는 정원문화를 소개한다.

○ 울산시민들이 태화강의 환경을 가꾸는 계기를 마련한다.

○ 민관협력으로 함께 전시할 수 있는 공간을 마련한다.

2. 과업개요

가. 과 업 명 : 2018 태화강 정원박람회 행사대행 용역

나. 과업기간 : 착수일로부터 ~ 2018년 04월 30일까지

※ 박람회기간 : 2018. 4. 12. ~ 4. 21.

다. 행사장소 : 태화강일원

라. 과업예산 : 금100,000,000원(부가가치세 포함)

마. 과업내용 : 행사의 기획․홍보․운영, 결과보고 등

바. 계약방법 : 협상에 의한 계약

Ⅱ		과업의 내용

1. 기본방향

가. 태화강 정원박람회의 테마에 부합되는 행사를 개발하여 박람회의 품격을 전국적인 축제로 발전시킬 수 있는 프로그램의 구성․운영

나. 정원과 연관되는 다양한 공연, 지역 예술인의 참여를 조화롭게 구성하고, 주‧야간 이용객에 대한 참여 및 볼거리 제공으로 박람회의 품격을 높일 수 있는 프로그램의 기획

다. 행사장 내․외 적정 체험 참여코너 구성과 스토리텔링 기법을 도입하여 이용객 참여확대를 위한 프로그램 구상

라. 시간대별 연령대를 감안한 감각적이고 즐거운 아이템으로 구성 하되, 일자․ 요일별로 콘텐츠를 적절하게 배분

마. 공연장의 안전사고(인적, 물적)에 대한 예방대책을 강구하여 관람객의 안전 및 편의를 최우선하는 행사계획의 수립․운영

바. 다채로운 볼거리, 즐길 거리가 풍성한 글로벌 관광 박람회

사. 전문가 자문 및 컨설팅으로 지속가능한 박람회

2. 프로그램 구성

구 분		반드시 포함하여야 할 내용
공식행사 (프로그램참고)		∙ 식전행사 ∙ 개막행사 ∙ 식후공연 ∙ 스페셜공연
체험분야 (프로그램참고)		∙ 정원투어, 정원그리기대회, 화전놀이 등 ∙ 가족정원, 화분만들기, 전통차 시연, 천연염색, 등
공연분야 (프로그램참고)		∙ 야간공연 - 일시 : - 장소 : - 내용 : (세미)클래식, 재즈, 뮤지컬, 아이돌 공연 등 전세대가 공감할 수 있는 공연 프로그램 편성 ∙ 주간공연 - 일시 : - 장소 : - 내용 : 거리공연, 열린무대, DJ 토크쇼 등
전시분야 (프로그램참고)		∙ 정원과 관련된 사진 전시회, 시화전 등 ∙ 시가지내 주요로터리 홍보 시설물 설치
시민참여 분야 (프로그램참고)		∙ 정원과 관련된 시민(단체) 참여 프로그램 구성 등

※ 상기 프로그램은 기본계획(안)이며, 제안사의 창의적인 프로그램 적극반영

단, 체험행사 중 일부 개최비용은 별도협의

3. 과업범위 및 내용

가. 사업대행 범위

▸ 사업 기획․프로그램 구성‧연출․집행․장소 정비․행사준비 전반

▸ 출연자(사업 진행요원, 출연진 및 장비 확보 등) 섭외 및 프로그램 기획에 관한 사항

▸ 국내 홍보(현수막, 배너, 판넬 제작, 배포, 철거 등)에 관한 사항

▸ 시설물 제작․설치 및 행사장 공간배치에 관한 사항

▸ 행사장 안전대책, 대테러 안전관리, 청소, 우천시 대책에 관한 사항

▸ 회계처리에 관한 사항

▸ 기타 행사의 준비, 진행 등 과업수행과 관련하여 “발주기관”이 지정하는 사항 등

4. 사업계획서의 수립‧시행

가. “대행사”는 사)한국정원디자인학회의 과업지시서에 따라 세부사업계획을 작성하여 14일 이내에 승인을 받은 후에 이를 채택‧시행한다.

1) 공식행사인 식전 행사, 개막식, 개막공연 계획

▸ 개막식(4/13) 행사

- 개막식 행사계획은 관람객의 이목을 집중시킬 수 있는 퍼포먼스 등 구성에 관한 사항

- 초청장 제작‧발송, 환영사, 축사 등 공식행사에 관한 사항

- 개막 축하 퍼포먼스

2) 공연, 전시계획

▸ 공연 등에 대한 상세계획 수립 제시

▸ 시간대별, 연령대별, 장소별 적정 공연, 전시, 시민참여를 위한 행사계획을 박람회의 콘셉트에 맞게 상세하게 수립하여 제시

▸ 공연을 통한 관람객의 만족도 고취 및 집중과 분산의 적절한 조화로 다양한 볼거리 포함

▸ 관람객의 재미와 흥미 제공을 위한 다양한 포토존 설치 (주‧야간용)

▸ 기타 행사에 관련된 제반사항은 “대행사” 책임 하에 관리․운영

▸ 공연내용 및 횟수 (프로그램안 참고)

3) 홍보계획

- 현수막, 배너, 판넬, 애드벌룬 등 옥외광고물 제작․설치

▸ 홍보물 디자인은 사전에 “발주기관”의 승인을 받아야 함

▸ 홍보물은 “발주기관”과 협의, 품목, 수량 조정

▸ 옥외 광고물(현수막, 포스터 등)의 경우 관련 법규에 저촉되지 않도록 관련 기관에 사전 인‧허가를 득해야 하며, 이로 인한 민․형사상 책임은 대행사 에 있음

4) 행사인력 동원계획

▸ “대행사”는 “발주기관”이 제시하는 인력확보, 배치 등 일정을 준수하고 발주자가 요구하는 사무지원 업무에 충실하여야 한다.

▸ 행사인력은 신원이 확실하여야 하며 책임감을 가지고 행사에 임해야 한다.

▸ “대행사”는 각 행사 분야별 전문인력을 확보하여 과업을 수행하여야 한다.

▸ 운영요원 및 도우미는 사전 “발주기관”과 협의하여 선발하고 안내교육을 실시하여 적절히 배치하여야 한다.

5) 안전관리 및 수송 등에 관한 계획

▸「공연법」제11조제3항 및 「공연법 시행령」제9조제3항에 따라 공연재해대처계획 신고서를 제출하여야 한다.

※「공연법 시행령」제9조제3항 : 공연장 외의 시설이나 장소에서  1천명 이상의 관람이 예상되는 공연을 하려는 자는 법 제11조제3항에 따라 재해대처계획을 신고(공연개시 7일 전 까지)하여야 한다.

▸ 상해보험 가입 관련 증빙 서류는 공연 전일까지 발주기관에 제출하여야 한다.

▸ 행사운영과 관련 출연진 수송에 필요한 차량의 확보와 운영은 대행사가 책임진다.

▸ 수송에 따른 필요한 사항이 있을 시는 발주자와 협의한다.

나. “발주기관”과 “대행사”는 제1항의 세부계획을 변경하고자 하는 때에는 사전에 서로 협의하여야 한다.

5. 소품 및 비품

▸ 행사에 소요되는 물품은 “대행사”가 전담하여 확보․배치․운영하여야 한다.

▸ 부대시설 등 제안서에 명기되지 않은 시설운영에 있어 “대행사”는 “발주기관”과 사전 협의하여야 한다.

6. 기타 과업

▸ 발주기관과 유기적인 협조체제 유지

▸ 시민 참여율 고취와 일자리 창출효과 연대를 위한 우수한 지역 공연 단체를 행사기간 동안 활용

▸ 과업수행에 필요한 인․허가, 관계기관 협의, 각종 심사위원회 심사 등에 관 하여는 수급인의 책임과 비용으로 수행

▸ 행사 준비에서부터 행사 종료 시 까지 모든 과정이 포함되는 일련의 과정을 담은 사진집과 참가단체, 관람객에 대한 설문조사 실시 후 분석결과를 최종 결과 보고서에 포함하여 제출

▸ 행사 종료일 행사장 철거를 완료하여야 하며, 기타 제안서에 추가로 시행할 수 있는 사업으로 제안한 사업, 제안 평가 시 발표자료 질의응답 및 협상과 정에서 추가로 시행하기로 한 사업을 과업에 포함한다.

▸ 행사장 운영지원에 필요한 자원봉사자는 “발주기관”과 협의하여 확보한다.

▸ 행사와 관련하여 인허가 받을 상황이 발생할 경우에는 “대행사”가 모든 것을 수행하여야 한다.

▸ “대행사”는 행사에 소요되는 자재 및 용품은 가급적 울산광역시 관내 업체에 서 구입․사용할 수 있도록 하여야 한다.

▸ 기타 명시되지 않은 사항이 발생 시 “발주기관”과 협의하여 추진.

Ⅲ		과업 준수사항 등

1. 일반사항

가. 대행사는 본 과업을 수행함에 있어 과업지시서를 포함하여 관계법령 및 제반 규정에 따라 성실히 수행해야 하며, 과업목적의 달성을 위하여 필요한 사항은 발주기관의 지시에 따라 보완하여야 한다.

나. 계약체결 후 대행사는 과업관리 책임자를 임명(보고)하고 「2018 태화강 정원박람회 행사대행」용역사업을 책임있게 수행토록 해야 한다. (타 공연 및 행사 등 겸직금지)

다. 사업수행과정에서 발생하는 제반책임 및 행정적, 기술적 제반비용과 문제처리는 “대행사”가 부담한다.

라. 제안서의 총 사업비에는 제세(부가세 등), 대행수수료(기획료 포함), 출연료, 임차료, 평가비, 홍보비 등을 모두 포함하여 작성해야 한다.

마. “발주기관”은 프로그램에 따른 출연진, 내용 등이 과업수행상 부적당하거나 자격미달로 판단할 경우 교체(변경)를 요구할 수 있으며, “대행사”는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

2. 행사의 시행

가. 대행사는 행사의 추진을 위하여 발주기관의 승인을 받은 계획서에 따라 시행한다.

나. 대행사는 행사를 실시함에 있어 관계법규 및 발주기관의 지침 등을 준수하여야 한다.

다. 대행사는 행사의 목적달성을 위하여 최대한 능력을 발휘하여 성실하게 수행하여야 한다.

라. 대행사는 행사를 실시함에 있어 출연진 및 관람객에게 불필요한 서류의 제출을 요구하거나 비용을 징수할 수 없으며, 종교적 명칭 사용이나 활동을 할 수 없다.

마. 발주기관은 대행사가 사전준비를 위해 요청하는 사항에 대하여 적극 협조하여야 한다.

바. 발주기관은 대행사의 행사운영이 적절하지 않거나 행사목적에 부합되지 않을 때에는 이에 대한 시정을 요구할 수 있으며, 이 경우 대행사는 정당한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

사. 대행사가 행사일정 또는 공연시각 지연으로 인해 발주기관에게 손해를 끼쳤을 경우는 별도 계약서에 의거 감액한다. 다만 날씨, 장소 등 불가피한 사유로 인하여 행사일정에 차질이 생겼을 경우에는 발주기관과 대행사의 협의에 의하여 행사일정을 조정할 수 있다.

아. 대행사는 행사 중의 안전사고에 대비하여 출연진, 관계자 및 관람객의 피해보상을 목적으로 하는 보험에 가입하여야 하고 시설물(무대 등)을 완벽하게 설치하고, 안전관리에 철저를 기하여야 하며, 안전사고 발생시 이에 대한 책임을 진다. (행사보험 가입 의무)

자. 대행사는 본 사업이 언론매체에 보도될 수 있도록 힘쓰는 한편, 방송프로그램과 연계 추진하는 방안을 모색하여야 하며, 또한 많은 시민이 참여하고 즐길 수 있도록 홍보물 제작 등 홍보에 적극 노력하여야 한다.

3. 손해배상

가. “대행사”는 이 사업과 관련하여 발생하는 사건․사고에 대하여 민․형사상의 모든 책임을 진다. 다만, “대행사”의 귀책사유 없음을 입증하는 경우에는 그러하지 아니하며 귀책사유 입증 증명은 “대행사”에게 있다.

나. “대행사”의 귀책사유로 인하여 “발주기관”이 제3자에게 이 사업과 관련된 손해배상 등을 한 때에는 “대행사”는 이를 “발주기관”에게 지체 없이 배상하여야 한다.

4. 계약의 해지 및 위반사항에 대한 조치

가. “발주기관”은 다음에 해당하는 사유가 발생하는 경우에는 이 계약을 해지할 수 있으며, 이 경우 “대행사”는 “발주기관”에 대하여 손해 등에 대한 배상을 청구할 수 없다.

▸ 천재지변 등 불가항력의 경우로 취소되거나, “발주기관”이 공익상 정책결정에 의하여 타행사와 통합하여 행사를 단독으로 계속할 수 없는 경우

▸ “대행사”가 계약을 위반 또는 불이행하거나 부도 및 기타 경영상의 중대한 사유로  “사업”을 수행함에 부적합하다고 인정되는 경우

▸ “대행사”가 상해보험가입관련 증서를 “발주기관”에게 제출하지 아니한 경우

▸ 대행사가 과업을 이행함에 있어 고의‧과실 또는 무성의로 과업이  지연되거나 시정요구사항이 이행되지 않아 과업의 정상수행이 어렵다고 발주자가 인정하였을 경우

나. 다음의 사유가 발생한 경우 과업수행 상 특별한 사유가 없는 한  계약 위반행위로 간주하여 관계규정에 의거 조치할 수 있다.

▸ 발주자의 정당한 지시에 불응하여 과업을 진행한 때

▸ 기타 계약조건을 위반한 때

5. 사업비 정산 등 회계처리

가. 사업비의 정산은 당초 계약체결금액으로 정산하며, 총액을 초과한 소요금액에 대해 발주자의 지급의무는 없다. (지급하지 않는다.)

나. 대행사는 사업비를 발주자가 정하는 목적과 용도에 따라 집행하여야 한다.

6. 과업수행에 대한 보안 의무

가. 대행사는 과업착수와 동시에 보안각서를 제출하여야 한다.

나. 대행사는 본 과업과 관련하여 취득한 비밀을 외부에 공개 또는 제공하여서는 아니 된다.

다. 과업수행자의 교체시에는 인계․인수를 철저히 하여 자료의 유출을 방지하여야 한다.

라. 본 사업의 기본계획 및 과업수행계획이 외부에 유출되지 않도록 자료 관리에 만전을 기하여야 한다.

7. 기타사항

가. 과업수행 상 어구해석에 이견이 있을 시 또는 과업지시서에 명시되지 아니한 사항에 대하여는 발주자의 의견에 따라야 한다.

나. 과업지시서에 명시되지 않은 사항이더라도 본 사업의 진행상 불가피하거나 당연히 시행하여야 할 경미한 사항에 대해서는 본 지시서에 포함된 것으로 본다.

다. 제안내용 중 기술적 판단이 필요한 부분은 증빙자료가 제시되어야 한다.

라. 법령 또는 부득이한 사유로 행사를 진행할 수 없을 때에는 협상 중 또는 계약 성립 후에라도 행사를 취소, 변경할 수 있다.

마. 제출된 제안서는 일체 반환하지 않으며, 제출된 자료의 기재내용이 허위사실로 판명될 경우 평가대상에서 제외되고 최종선정 후에도 자격이 상실될 수 있다.

바. 프로그램 구성 시 (사)한국정원디자인학회 및 울산시에서 기획하는 프로그램과 연동되어야 하므로 반드시 주최측가 협의하여야 한다.

Ⅳ		성과품 제출

1. 보고서 제출

가. 착수보고

- 과업을 수행할 자는 계약체결 후 5일 이내에 과업에 착수하여야 하며, 착수 시에 착수계, 과업수행자명단, 보안각서 등 과업수행에 필요한 제반서류를 제출하여야 한다.

- 또한 세부용역계획서를 제출하여 발주자의 승인을 받아야 한다.

나. 중간보고

- 과업수행자는 계약체결 후 기본계획이 확정되면 행사추진사항 및 실행계획을 수시로 보고하고 발주자와 협의하여 확정한다.

- 과업수행자는 2018. 4. 5. 이전에 본 행사 전반에 대한 진행상황을 보고하여야 한다.

- 보고일자․장소․참석대상․형식 등은 발주자가 결정․통지한다.

다. 결과보고

- 최종보고는 기획 단계부터 행사시행 결과까지를 총괄하는 종합 보고서의 형태로 행사 종료후 20일 이내에 제출

- 행사 결과보고서 5부

- 행사의 모습을 담은 사진집 00부(매수 및 형태는 추후협의)

- CD 또는 USB 00매 (사진, 영상 등 포함 : 매수 추후 협의)

2. 과업기간 및 보고기간의 조정

- 과업기간(보고, 성과물 제출기간 포함)은 원칙적으로 조정할 수 없다. 단, 과업수행 중 발주자의 사정에 따라 행사일정이 조정이 된 경우에 한하여 과업기간을 조정할 수 있다.